スキルアップ

4Hとは? 不良原因と対策 起こりやすいトラブル原因の解説

2019年9月28日

製造業、接客業、サービス業など、
さまざまな業種に共通するトラブル原因のポイントになります。

・4Hとは?
・4Hの実例
・4Hを想定した対策 など

4Hを理解し、そのメカニズムを抑えることで、
未然にトラブルを回避、予防策を立てられます。

詳しく噛み砕いて解説していきます。

4Hとは

4Hとは、

  • 初めて 🔰
  • 久しぶり 🤷‍
  • 変更 🔀
  • 引き継ぎ 🧑‍🤝‍🧑

頭文字をとって4Hと言います。

業務を進めて行くときに、特に注意を払うべき状況を指しています。

この4Hの時に、ミスやトラブルが起こりやすいと言われています。

注意すべき点を実例をあげて解説していきます。

(ⅰ)初めて

初めての作業は、ミストラブルが起こりやすいです。

【初めてのトラブル 原因】

  • 手順がわからない
  • コツがわからない
  • 「こうだろう」と思い込みで作業してしまう

【初めての作業をする時の注意ポイント】

初めての作業は2つに分類されます。

  1. 自分で、初めての作業をする
  2. 他者に、初めての作業をさせる

1.自分で初めての作業をする

前提として、初めての作業は、上手く行かないものです。

製造業では、

  • 機械の設定
  • メンテナンス
  • 製品の加工

飲食業では、

  • 新メニュー
  • 外国人への対応
  • 来店予約の電話対応

初めから上手くいくわけ無いですよね。

自分で初めての作業をする時のポイントは、

  1. 作業前によく調べる
    ・作業内容を自分で調べる
    ・先輩や上司に聞いておく
    ・必要な道具や保護具を揃えておく
  2. 慎重に作業を行う
    ・ミス、トラブルが起きても最少の被害で済みます
  3. 困った時に相談する
    ・困った時に都度相談できる人を決めておく
  4. 余裕のある時に作業する
    ・忙しい時の初めての作業はトラブルの原因です

2.他人に、初めての作業をさせる

他人に初めての作業をさせる時も、多くのトラブルが発生します。

初めてと言っても、
その人それぞれに経験や知識が異なります

初めての作業をさせる時のポイントは、

  1. 作業者に経験と作業に関する知識をヒアリング
    いきなり作業を始めず、まずどの程度か把握しましょう
  2. 作業内容を言葉で説明
    箇条書きに、工程順で、説明すると理解が早いです
    わからないことは質問してもらいます
  3. 作業をやって見せる
    実際の作業を作業者の前でやって見せる
  4. 作業をやらせてみる
    ・まずは、言葉で作業工程を言わせてみます
    ・理解していない工程は指摘します
    ・ここで初めて実際の作業をさせてみます
  5. 作業がしっかり出来るか確認する

【作業指導に役立つツール】

あらかじめ下記の様なマニュアルを準備しておくことで
作業指導の漏れや、ミスが減らせます。

  • 新人教育指導マニュアル
  • 作業別のマニュアル
  • トラブルシューティングマニュアル

【作業指導時のポイント】

初めての作業をさせる時の指導ポイントでもっとも大事なことは、
絶対にやってはいけない事をしっかりと教えることです。

これだけはやってはいけないことは意識しましょう。

ミスが事故を伴うようなこともありますので、注意が必要です。

 

(ⅱ)久しぶり

久しぶりの作業は、ミストラブルの発生確率が上がります。

  • 忘れている、うろ覚え
  • わかっているつもり  など

記憶に頼るとミス、トラブルが起こります

久しぶりの作業は、業務に移る前に、しっかり準備をしておく事が重要です。

  • 前回の作業時の方法や手順の確認
  • 関係者への連絡や協力  など

事前に情報を把握共有して、未然に防げるミストラブルは摘んでおきましょう。

(ⅲ)変更

変更点で、ミストラブルは発生するものです。

特に注意する点は

4Mです。下記の頭文字をとって4Mと呼びます。

  1. 人 (Man)
  2. 機械(Machine)
  3. 材料(Material)
  4. 方法(Method)

全ての業種において、変更点を管理するポイントになります。

  1. だれが
  2. どの機械で
  3. どの材料で
  4. どうやって

この4点を記録の基本として日々の工程管理を進めます

変更点では大事に至らなくても、
変更点を起点に、ミストラブルが起こります。

変更点がわかっていれば事後の対応が迅速に進みます。

 

(ⅳ)引き継ぎ

4つ目のHは、引き継ぎです。

仕事を進めて行くと、自分一人で完結できる業務なんてないってことを思い知ります。

人と人とが協力、共有して、業務に当たりますよね。

作業の大小、置かれている立場、責任の範囲などありますが、
引き継ぎ、申し送りの重要性は容易に想像できますね。

  • 言ったつもり、聞いてない
  • また聞き
  • 誤解
  • 曖昧

など、自分が思っている以上に、正しい情報を引き継ぐことは難しいものです。

「伝言ゲーム」を思い浮かべてもらえば良いと思います。

川上から川下に情報が流れて行く中で、どんどん違った内容に変わっていってしまうものです。

引き継ぎで1番大事なポイントは、
口頭の申し送りNGです。

口頭の伝言は、半分も伝わっていません。
伝わったとしても、記憶に定着しないものです。

口頭は、自分でさえ引き継いだ事も忘れてしまいます。

紙に書いて引き継ぎましょう。

  • 文章
  • イメージ
  • グラフなど

視覚で認識するような情報の引き継ぎも効果的です。

 

(ⅴ)4Hを活用しよう

さて、これまでに学んだ4Hを活用して仕事をしてみてください。

意識して行動することで、未然にトラブルを防ぐことができます。

  • 仕事に追われる
  • 仕事が終わらない
  • いつもミスばかり
  • 残業したくない
  • 上司に怒られる

そんな嫌な事をコントロールできる様になっていきます。
自分の時間が増え、さくさく仕事をこなせる様になります。

さらに業務の効率改善を進める事で、もうひとまわり大きくスキルアップしましょう。

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