【新人】向けの記事です。
あなたは、【連絡】をしたことはありますか？
・○○さん、ＰＰ原料を取引先Ａさんに５０ｋｇ引き渡してください。今日の午後きますので。
・△△さん、この書類をコピーして各課長に１部づづ配っておいて下さい。 などなど
職場において、誰かに業務を依頼する時に、【連絡】をします。
そんな【連絡】によくある話が、
・【連絡】したつもりでいても、あいてには伝わっていない。
・【連絡】した内容が、間違って伝わってしまった。 ですね。
なぜこのような困った問題が起こるのでしょうか？
悪い結果には、必ず「原因」があります。
適切な【連絡】とはどういうものでしょう。
本日は、仕事の基本【連絡】についてお話いたします。
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【連絡】の基本 大事な５つのポイント
１．【連絡】結果の責任はあなた
あなたが適切な【連絡】をすれば、あいてはこちらが思った通りの結果を出してくれるでしょう。対症的にあなたの【連絡】が、「あいまい」「不確か」「抽象的」などの、不完全なものであれば自ずと悪い結果が出るでしょう。
良い、悪いはどうあれ、連絡内容の結果は、あなた（連絡した側）の責任です。
２．相手の「都合」を考える
当然の事ですが、あなたは【連絡】したい業務内容の全てを把握しているでしょう。しかし、受け取る相手にとっては、事前の情報は「０」です。【連絡】するには、詳しく、丁寧に【連絡】する必要があります。また、あいてが他の業務に追われている状態では、【連絡】するタイミングを変えるなど、あいての都合を考えてからにしましょう。
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３．口頭連絡しない
【口頭連絡】は、言い換えると【口約束】です。口約束は、【連絡】していないのと同じです。
「昨日、言ったじゃん？」「えっ聞いてないよ。」
このパターンに必ず陥ります。つまり、【口頭連絡】は、口約束レベルで重要度がありません。
緊急時の【口頭連絡】は、【連絡】した業務内容を、必ずあいてに「メモ」をとってもらいましょう。
４．実施期日を決める
【連絡】した業務内容には、必ず納期を決めましょう。
「○○さん、書類を１０枚コピーして、明日１０：００までにＡさんに渡して下さい。」の様にです。
この際のポイントは、【連絡】の期日を「急ぎ」と「期日が遠すぎる」を避けることです。
無駄に「急ぎ」の【連絡】はやめましょう。十分な余裕を持たせて下さい。また、１週間後や１カ月後の【連絡】は、依頼された側は忘れてしまいます。極端に遠い期日は避けましょう。
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５．【連絡】したことを忘れない
これはよくある話です。【連絡】したあなたが【連絡】したことを忘れている。【連絡】した業務内容の進捗確認（進み具合の確認）は、【連絡】した側の義務です。
【連絡】した業務内容の期日を迎えたものは、その結果を確認しましょう。
まとめ
【新人】向け 【連絡】の基本 大事な５つのポイント
- 【連絡】結果の責任はあなた
- あいての「都合」を考える
- 口頭連絡はしない
- 実施期日を決める
- 連絡したことを忘れない
職場では、様々な部署の多くの人とコミュニケーションを取っていく必要があります。【連絡】の基本を押さえて、円滑に業務連絡していきましょう。
