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【新人】向け 【連絡】の基本 大事な5つのポイント 射出成形 職場の教養

【新人】向けの記事です。

あなたは、【連絡】をしたことはありますか?

・○○さん、PP原料を取引先Aさんに50kg引き渡してください。今日の午後きますので。

・△△さん、この書類をコピーして各課長に1部づづ配っておいて下さい。  などなど

職場において、誰かに業務を依頼する時に、【連絡】をします。

そんな【連絡】によくある話が、

・【連絡】したつもりでいても、あいてには伝わっていない。

・【連絡】した内容が、間違って伝わってしまった。  ですね。

なぜこのような困った問題が起こるのでしょうか?

悪い結果には、必ず「原因」があります。

適切な【連絡】とはどういうものでしょう。

本日は、仕事の基本【連絡】についてお話いたします。

【連絡】の基本 大事な5つのポイント

1.【連絡】結果の責任はあなた

あなたが適切な【連絡】をすれば、あいてはこちらが思った通りの結果を出してくれるでしょう。対症的にあなたの【連絡】が、「あいまい」「不確か」「抽象的」などの、不完全なものであれば自ずと悪い結果が出るでしょう。

良い、悪いはどうあれ、連絡内容の結果は、あなた(連絡した側)の責任です。

2.相手の「都合」を考える

当然の事ですが、あなたは【連絡】したい業務内容の全てを把握しているでしょう。しかし、受け取る相手にとっては、事前の情報は「0」です。【連絡】するには、詳しく、丁寧に【連絡】する必要があります。また、あいてが他の業務に追われている状態では、【連絡】するタイミングを変えるなど、あいての都合を考えてからにしましょう。

3.口頭連絡しない

【口頭連絡】は、言い換えると【口約束】です。口約束は、【連絡】していないのと同じです。

「昨日、言ったじゃん?」「えっ聞いてないよ。」

このパターンに必ず陥ります。つまり、【口頭連絡】は、口約束レベルで重要度がありません。

緊急時の【口頭連絡】は、【連絡】した業務内容を、必ずあいてに「メモ」をとってもらいましょう

4.実施期日を決める

【連絡】した業務内容には、必ず納期を決めましょう

「○○さん、書類を10枚コピーして、明日10:00までにAさんに渡して下さい。」の様にです。

この際のポイントは、【連絡】の期日を「急ぎ」と「期日が遠すぎる」を避けることです。

無駄に「急ぎ」の【連絡】はやめましょう。十分な余裕を持たせて下さい。また、1週間後や1カ月後の【連絡】は、依頼された側は忘れてしまいます。極端に遠い期日は避けましょう。

5.【連絡】したことを忘れない

これはよくある話です。【連絡】したあなたが【連絡】したことを忘れている。【連絡】した業務内容の進捗確認(進み具合の確認)は、【連絡】した側の義務です。

【連絡】した業務内容の期日を迎えたものは、その結果を確認しましょう。

まとめ

【新人】向け 【連絡】の基本 大事な5つのポイント

  1. 【連絡】結果の責任はあなた
  2. あいての「都合」を考える
  3. 口頭連絡はしない
  4. 実施期日を決める
  5. 連絡したことを忘れない

職場では、様々な部署の多くの人とコミュニケーションを取っていく必要があります。【連絡】の基本を押さえて、円滑に業務連絡していきましょう。

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