射出成形工場で勤務して驚くことは、「業務の多さ」でしょう。
町の中小零細企業においては、少ない社員で全ての業務を行わなければいけません。
「原料発注」「製造」「納品」「クレーム対応」など。
とにかく多種多様な業務を、スピーディーに的確にこなす器用さが求められます。
毎日毎日、やらなくてはいけない仕事が多すぎる。
通常業務だけでもいっぱいなのに、トラブル発生するともう限界突破。なんでもない業務でミスをしてしまい対策書。あぁぁもう疲れた。。。
「仕事に追われる」状態ですね。「負のスパイラル」は蟻地獄の様になかなか抜け出せません。
本日は、【新人】【中堅】向けに「仕事に追われる」状態から「負のスパイラルを抜け出す」５つのポイントをお話いたします。
少しでもお役に立てればと思っています。
１．負のスパイラルを抜け出す５つのポイント
（ⅰ）悩まないで、まず紙に書き出す
「仕事」に追われ、トラブルが発生すると、人は悩んでしまいます。
「悩む」と「考える」は全くの別物です。
①「悩む」とは
頭の中を「不安」や「不満」などネガティブな思いが支配している状態です。
②「考える」とは
頭の中で物事を整理整頓できる状態です。
この「悩む」状態の頭は使い物になりません。「考える」ことができない。堂々巡りのポンコツ状態です。
悩まずに、紙に書き出してみましょう。
ポイントは、全ての悩みを書き出すことです。箇条書きで構いません。
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（ⅱ）優先順位をつける
「悩み」を書き出したら、次は「優先順位」を付けましょう。
ポイントは、「いつまでに」やらなければいけないかを考えることです。
- すぐ
- 今日中
- 今週中
- 定期的 など
「悩んでいる」状態を抜けるには、「１．すぐ」「２．今日中」にやらなければならないことだけに集中しましょう。今の状態でいっぱいいっぱいですから、明日のことを悩むなんてナンセンスです。
（ⅲ）１つに集中して【やる】
人は１つのことしかできません。逆に言えば１つに集中することで全力投球の成果が得られます。色々な事が同時多発している状況でも、下記の方法を実践することで前進できます。
「悩みを書き出し」→「優先順位を付け」→「１つに集中して【やる】」
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（ⅳ）１つをやりきる
「１つに集中して【やる】」と決めても、２つの理由でストップしてしまう時があります。
（ⅰ）上長から「こっちを優先してくれ」などさらに業務を追加されてしまう時、
そんな時は、あなたが今どんな業務をしていて、あとどれくらいで片付くのかを説明してみましょう。その業務完了後に依頼された業務を遂行可能か確認しましょう。
（ⅱ）機械の異常などトラブル発生時、
異常発生時、状況判断がつかなく、復旧に時間がかかる様なら、今遂行している業務を優先して完了させてしまいましょう。「トラブルは放置？」と思いわれますが、今あなたは業務に追われていて、いっぱいいっぱいの状態です。さらなるトラブルをかかえる余裕はありません。「トラブルの復旧」に長時間かかることもありますので、先にやらなければならないことを片付けてしまいましょう。
（ⅴ）書いた紙を定期的に読み返す
「悩み」を書き出し、優先順位をつけた紙を、定期的に読み返しましょう。
せっかく紙に書き出して整理整頓された頭でも、簡単に「悩み」の状態に戻ってしまいます。
今あなたは「頭で考えられない状態」ですので、何度も読み返しましょう。
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２．まとめ
負のスパイラルから抜け出すための５つのポイント
- 悩まないで、まず紙に書き出す
- 優先順位を付ける
- １つに集中して【やる】
- １つをやりきる
- 書いた紙を定期的に読み返す
人は「悩み」で、いっぱいいっぱいの状態では、頭で考えることはできません。思いを巡らしても、「不安」「不満」でネガティブな答えしか浮かびません。
また、頭の中に「悩み」が１つでもあると、「全てがダメだ。」と思い込んでしまいます。
人間は皆、そういうメカニズムになっています。あなただけが陥る問題ではありません。
５つのポイントを今から実践してみてください。
「悩み」から解放され、やらなければいけない事の「優先順位」がつけられれば、あとは１つづつやりきるだけです。
あなたの業務は、劇的に変化すると確信しています。
