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【新人】【中堅】向け 今日から実践 「ホウレンソウ」 大事な5つのポイント 仕事の基本 射出成形 職場の教養 

2018年8月13日

【新人】【中堅】向け

職場での、コミュニケーションがうまくいかない。

  • 「えっ。聞いてないです。」
  • 「言うの忘れてました。」
  • 「そういう意味だったんですか。」 などなど

上司や取引先の方と、「意思疎通」ができなくて困った経験はありませんか?

ストレスは、対人関係に起因すると言われています。

会社・職場では「チーム」「グループ」で活動し、「目的達成」を目指します。この「チームワーク」を最大にするには「コミュニケーション」が必要です。

どうすれば円滑なコミュニケーションは生まれるのでしょう。

本日は、仕事の基本「ホウレンソウ」について、大事な5つのポイントを解説させて頂きます。

1.「ホウレンソウ」とは?

「報告」「連絡」「相談」を略したものです。

(ⅰ)報告とは

上司からの指示に対しての、「進捗状況や結果」を報告すること。

(ⅱ)連絡とは

関係各所に対して、予定や状況など「事実」を連絡すること。

(ⅲ)相談とは

当人では判断できない時、上長に相談すること。

2.【新人】【中堅】の為の「報連相」大事な5つのポイント

【新人】【中堅】の皆さんに向けて書いております。

基本的に「連絡」を受けて業務を実施している状態と思います。

そんな皆さんの「困った」を1つでも解決できる様5つのポイントを解説します。

(ⅰ)わかった振りはしない

「連絡」の受け方のポイントです。まずしっかり業務内容を把握し「指示」を受けましましょうわかった振りはせず、わかるまで確認することがポイントです。

例えれば、川の流れのイメージ(源流管理と言います)です。

良い結果を得るためには、まずしっかり理解して「指示」を受けましょう。

(ⅱ)「報告」ポイントは、「定期的」「進捗報告」

「業務連絡」を受け作業に当たっている皆さんは、2つのポイントの「報告」を意識して下さい。

①「定期的」

「業務連絡」や「作業指示」を受けたら、「定期的に」報告しましょう。上長はあなたの全ての仕事を隣でずっと見ていることはできません。

②「進捗報告」

「しんちょく報告」とは、「仕事の進み具合の報告」です。与えられた業務が、ちゃんと実行しているか進み具合を報告しましょう。

(ⅲ)「報告」は、バッドニュース・ファースト

「バッドニュース・ファースト」とは、悪いことをまず報告しましょうという事です。業務の中で予期せぬトラブルや、事故やミスなどは、「直ぐ」「隠さず」「事実」を報告しましょう。

(ⅳ)報告に「いいわけ」は不要

あなたの「ミス」で「事故」が発生しました。こんな状況は必ず訪れます。あなたにはあなたなりの「言い分」があり、100%あなたが悪い訳ではないでしょう。ただし、「いいわけ」は不要です。あなたはその「ミス」や「事故」に対して適切な処置や責任が取れません。はずかしがったり、くさらず正直に「報告」しましょう。

(ⅴ)正しい「相談」の仕方

業務を受け、途中自己判断できない「問題」が出てきます。さぁ冗長に相談しましょう。

結論から申し上げると、正しい「相談」とは、上長にAかBかを選んでもらうだけの質問です。

よくあるパターンですが、

・「○○がなくて、できません。」

・「△△の不良が止まりません。」など

事実を伝えたい気持ちはわかりますが、上長は必ずこう聞き返すはずです。

「じゃあ、○○の状況は?○○はどうすればできるようになるの?いつまでかかるの?」など。

あなたはお客様ではありません。相談するには、「問題」のデータ・状況を下調べて、自身の考えをまとめてからを、持ちかける様に心がけましょう。

3.まとめ

「ホウレンソウ」において、【新人】【中堅】の皆さんは、

  1. 任された「業務連絡」をしっかり理解して
  2. 定期的に進捗報告
  3. 報告はバッドニュース・ファースト
  4. 報告はいいわけ不要
  5. 正しい「相談」を心得る

の5つのポイントを意識して見てください。

与えられた業務への「理解度」がグンと高まります。そして「自ら考え」行動する様になると、発生した「問題」を解決する力がつきます。そして「良い結果」が付いてくるでしょう。

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